Wie Sie virtuelle Veranstaltungen am besten durchführen

December 10, 2020 Jannine Dockhorn

In den letzten Monaten fand alles online statt. Konferenzen, Tagungen, Schulungen und sogar Konzerte und Theateraufführungen. Während wir kurz davor sind, zu einem Gefühl der Normalität zurückzukehren, wird es eine Weile dauern, bis wieder physische Veranstaltungen stattfinden. Viele Kongress- und Messeanbieter sind schon so weit gegangen, erst im Herbst 2021 wieder Events zu planen. Viele haben dieses Jahr versucht, mit virtuellen Veranstaltungen zu punkten oder sogar jährlich stattfindende Veranstaltungen online zu stellen.

Doch wie können Sie bei so vielen konkurrierenden Veranstaltungen das Beste aus der Einzelveranstaltung herausholen? Wie kann man dem e-Event zur Popularität verhelfen? Wir haben uns umgehört, wie sich für Besucher, Veranstalter und auch Vortragende wirklicher Mehrwert aus Online-Events ziehen lässt.

3 Tipps für Besucher

Bereits während des ersten Lockdowns haben viele von uns an Online-Veranstaltungen teilgenommen. Doch die Leute merkten schnell, dass wirkliches Engagement und Teilnahme auf diesen Events nicht stattfanden. Viele Teilnehmer ließen offenkundig die Veranstaltung nur im Hintergrund laufen und machten nebenbei mit ihrer Arbeit im Home Office weiter. Unterm Saldo blieb so allerdings nichts Substanzielles von dem „Besuch“ zurück. Tipp 1 lautet daher: Behandeln Sie auch ein virtuelles Ereignis wie einen echten Messe- oder Kongressbesuch. Bereiten Sie sich inhaltlich und gedanklich auf den Tag vor, machen Sie sich mit dem Programm vertraut und überlegen Sie, was das Ziel Ihres Besuchs ist und wie Sie sich während des Tages engagieren wollen. Es ist auch hilfreich, sich vorab zu überlegen, welche Fragen Sie haben – dann können Sie diese noch in der Veranstaltung klären.

Tipp 2: Schaffen Sie sich einen Freiraum! Stellen Sie vor der Veranstaltung sicher, dass Sie während des Tages nicht gestört werden und stellen Sie vielleicht sogar eine Abwesenheitsnotiz ein.

Nun sind Sie mental vorbereitet, wie sieht es mit Ihren Kontakten aus? Bei virtuellen Veranstaltungen wissen Sie gar nicht unbedingt, wer von den Kollegen, Kunden oder Freunden vor Ort ist. Es kann aber helfen, sich in einzelnen Sessions zu verabreden. Daher Tipp 3: Sprechen Sie ihr Umfeld an und verabreden Sie sich – zum Beispiel auch für die Teilnahme an einzelnen Vorträgen. So können Sie sich währenddessen mit diesen über den Vortrag und die Inhalte austauschen – so als säßen Sie nebeneinander. Im Endeffekt bleibt so deutlich mehr hängen und Ihr Erlebnis wird deutlich interessanter.

3 Tipps für Veranstalter

Nicht nur die großen Messen haben in den letzten Monaten Veranstaltungen durchgeführt, insbesondere Unternehmen haben im Umgang mit Corona auf digitale Tools gesetzt. Zunächst dauerte es eine Weile, bis die permanente Teilnahme an Zoom-Meetings sich anfühlte wie eine Teilnahme an einem physischen Meeting. Die Ausrichtung einer erfolgreichen Online-Veranstaltung ist komplex, da so viele Faktoren zu berücksichtigen sind. Tipp 1 daher: Machen Sie vor der Veranstaltung ausreichend von sich Reden – zeigen Sie dabei insbesondere den Mehrwert Ihrer Veranstaltung auf und wie sie sich von anderen abgrenzt.

Im Netz laufen die Dinge Gefahr, anonym und entmenschlicht zu wirken. Dies galt in der Pandemie umso stärker, weil viele Menschen im Home Office sitzen. Das Publikum und die Teilnehmer sind aber der Schlüssel für den Erfolg, daher sollten Sie die Erfahrung personalisiert und relevant machen. Tipp 2: Denken Sie über den Einsatz personalisierter Geschenke wie Gutscheine, klassische Werbegeschenke oder Anderes nach. Sie können auch Möglichkeiten finden, das Publikum einzubeziehen – durch Social-Media-Hashtags, Wordclouds, Preise oder Umfragen.

Selbst wenn Sie bis hierhin alles perfekt geplant haben – es wird bei Online-Veranstaltungen immer Teilnehmer geben, die nur ausschnittweise partizipieren können, obwohl es noch Sessions gibt, die sie dennoch interessieren. Tipp 3: Stellen Sie sicher, dass alle Vorträge und Sessions Ihrer Veranstaltung nachträglich längere Zeit komplett online abrufbar sind. So erreichen Sie beispielsweise auch Journalisten, die sich nachträglich noch zu einem Thema tiefer einarbeiten möchten.

3 Tipps für Vortragende

Als Redner bei einer virtuellen Veranstaltung aufzutreten, egal ob aufgezeichnet oder live, kann nervenaufreibend sein, aber ist eine großartige Gelegenheit zur Interaktion mit Zuhörern. Und dabei wollen Sie vermutlich das Maximale lernen! Tipp 1: Führen Sie ein Live-Q & A mit einer aufgezeichneten Sitzung durch. Sie sind so in der Lage, in Echtzeit mit dem Publikum zu interagieren, wodurch sie das Maximum aus der Diskussion herausholen können und dem Publikum zugleich eine sehr ansprechende und sozusagen „normale“ Erfahrung ermöglichen. Dabei verringern Aufzeichnungen den Druck durch mögliche technische Probleme. Kommen wir zum nächsten Punkt. Überlegen Sie einmal, wie konzertriert Sie dauerhaft einem Vortrag online folgen können – und vor allem, was ihn in ihren Augen plastisch macht? Daher Tipp 2: Sprechen Sie in Bildern! Nutzen Sie andere Inhalte wie Videos und Infografiken zur Veranschaulichung Ihrer Argumente, schließlich bleiben diese so viel besser hängen.

Nun haben Sie Ihren Vortrag gehalten. Achten Sie auch auf die Tatsache, dass sich Reputation im Internet in erster Linie über die Interaktion mit den Nutzern zeigt. D.h., neben der Tatsache, dass Sie selbstverständlich einen tollen Vortrag halten, ist es auch wichtig, was Sie danach tun. Tipp 3: Treten Sie mit ihrem Publikum in vielfältigster Weise in den Austausch. Sollte Ihnen beispielsweise die Zeit zur Beantwortung aller Fragen ausgehen, dann beantworten Sie diese doch in einem Breakout-Raum oder per E-Mail. Dadurch wirken Sie nicht nur wie ein ansprechbarer Redner, sondern verbessern auch die Erfahrung des Publikums. Holen Sie auch Feedback ein, indem Sie die Teilnehmer beispielsweise bitten, eine Sternebewertung und einen Kommentar abzugeben. Selbstverständlich sollten Sie dabei die Kamera anschalten, Ihre Aussagen durch Gestik unterstreichen sowie Ihre Kontaktdaten einblenden und Ihre Teilnehmer dazu einladen, sich auf LinkedIn mit Ihnen zu verbinden.

Ausblick 2021

Die Pandemie hat die Welt der Veranstaltungen völlig durcheinandergewirbelt. Und die (positiven) Erfahrungen vieler Teilnehmer virtueller Veranstaltungen dürfte dazu führen, dass so manches Format künftig nur noch online stattfinden wird. Die Learntec 2021 wurde direkt in den Juni verlegt mit dem Hinweis, nun auch verstärkt digitale Formate anbieten zu wollen. Bei Cornerstone haben wir im September 2020 mit unserem digitalen Anwenderkongress Convergence beste Erfahrungen gemacht mit der Reaktion der Teilnehme auf digitale Formate. In den USA sind bereits im April viele Messe in digitale Formate gewechselt – und viele wollen bleiben. Wohin die Entwicklung nach Corona wirklich geht, dürfte eine äußerste spannende Erfahrung werden.

Über den Autor

Jannine Dockhorn

More than 10 years of experience in international B2B marketing management in technological environments.

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