Personalarbeit leicht gemacht

October 1, 2021 Tobias Hartl

Personalarbeit kann in Unternehmen zu einer wahren Hürde werden, sowohl für die HR-Abteilung als auch für die Mitarbeiter. Gerade wenn Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind, sind Probleme oft vorprogrammiert. Dabei verfolgen Personalabteilungen und Mitarbeiter häufig ähnliche Ziele, welche durch einen smarten Ansatz kombiniert werden können und so den Prozess für alle angenehmer gestaltet. Doch was verlangen die beiden Zielgruppen eigentlich von der Personalarbeit?

Auf der Seite der Personalabteilungen lassen sich die Bedürfnisse in die Änderung der Arbeitsweise und die Anforderungen an die begleitende Software unterteilen. Dabei freuen sich HR-Abteilungen am meisten über die Reduktion und Optimierung von (administrativen) Tätigkeiten. Sie möchten sich mehr als bisher mit dem beschäftigen, was strategisch für die Zukunftsplanung wichtig ist, und nicht stur das Tagesgeschäft abarbeiten. Gleichzeitig wünschen sie sich, effektiver arbeiten zu können und zeitintensive administrative Arbeiten durch den Einsatz von Prozess-Standardisierungen und Software zu erleichtern. Außerdem fordern HR-Abteilungen heute weitaus lauter die Möglichkeit zum „Self-Service“, also der Möglichkeit zur Mitarbeit von Angestellten und Managern. Ein durchaus sinnvoller Wunsch, denn Mitarbeiter und Manager haben einen viel tiefergreifenderen Einblick in die Geschehnisse innerhalb der unterschiedlichen Abteilungen und können so administrative Teil-Aufgaben übernehmen, welche sonst viel Bandbreite der HR-Abteilungen in Anspruch nehmen.

Neben den Änderungen in der Art und Weise der Personalarbeit benötigen HR-Abteilungen schlussendlich auch eine passende Software, die den Anforderungen der Mitarbeiter gerecht wird und ein Organisations- und Abteilungsübergreifendes Arbeiten möglich macht. Dabei muss diese Software auf den Anwendungsfall spezialisiert sein, allerdings so benutzerfreundlich wie möglich ausgelegt sein, sodass alle wichtigen Funktionen mit so wenigen Klicks wie möglich für den Nutzer erreichbar sind. Prozesse sollten dabei nicht starr von der Software vorgegeben sein, sondern von der HR- und / oder der IT-Abteilung in eigener Regie einfach anpassbar sein. Das wiederrum ermöglicht auch einen langfristigen Einsatz der Software, sodass Abläufe schnell an neue Gegebenheiten angepasst werden können, ohne eine neue Software installieren zu müssen. Diese Anforderung hat besonders durch die aktuelle Lage an Bedeutung gewonnen. Damit die Belange der HR-Abteilung in die Entscheidungsfindung zur HR-Softwareauswahl miteinbezogen werden, müssen sie jedoch Teil des Auswahlprozesses sein und dabei eine Software gewählt werden, die die Mitbestimmung der HRler erlaubt und gleichzeitig Funktionswünsche in der Tiefe abdeckt.

Doch was verlangen die Mitarbeiter von einer solchen Software?

Die Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter lassen sich in zwei Hauptkategorien aufteilen: Auf der einen Seite steht die Erfahrung (Experience) auf der anderen der Inhalt (Funktion & Transparenz) sowie die Anerkennung der Nutzung (Recognition) solcher Tools seitens des Arbeitgebers.

Auf Seite der Experience verlangen Mitarbeiter heute nach einem besonders hohen Grad der Digitalisierung und Vernetzung: Sie wollen die Software bspw. auch mobil von ihrem Smartphone oder Tablet aus nutzen können und nicht allein auf ihren Arbeitsrechner beschränkt sein. Zugleich besteht die Anforderung, dass möglichst viele interne Systeme vernetzt sind, sodass alle Prozesse aufeinander abgestimmt und für den Mitarbeiter transparent ablaufen können. Doch damit nicht genug: Angestellte haben auch ein besonderes Bedürfnis nach einfach bedienbarer Software. Komplizierte Spezialanwendungen können hier nicht der Weg zum Ziel sein, vielmehr müssen solche Anwendungen so einfach zu bedienen sein wie die Software, die die Mitarbeiter aus dem privaten Umfeld kennen. Darüber hinaus sollte der persönliche Kontakt und die Mitbestimmung der Angestellten im Vordergrund stehen. HRler könnten dabei beachten, dass sie die Mitarbeiter nicht mit Funktionen überlasten und ihnen mit zu vielen Auswahlmöglichkeiten den Fokus nehmen. Die Usability der Anwendung sollte hier in jedem Fall im Vordergrund stehen. Darüber hinaus wünschen sich Mitarbeiter häufig auch die Möglichkeit, Software, die sie nutzen, zu personalisieren. Im Zweifelsfall sollte auch der jeweilige Kenntnisstand über die jeweilige Software abgefragt werden, und womöglich durch, ein dem Kenntnisstand des Nutzers angepasstes Tutorial erklärt werden.

Bei den Inhalten als auch der Recognition einer solchen Software ist es wichtig, die Transparenz vorauszustellen. Mitarbeiter wünschen sich gerade durch Corona noch stärker als je zuvor klare Transparenz und das nicht nur über die reinen Zuständigkeiten, sondern auch über Ergebnisse, die Unternehmenskultur und nicht zuletzt die klare Übersicht über die jeweiligen Skills und Prozesse. Allerdings ist das noch nicht genug: Mitarbeiter wünschen sich Anerkennung für ihren Einsatz. Diese sollte jedoch nicht innerhalb der Jobtätigkeit enden. Auch Anerkennung und Lob zu etwaigen Ehrenämtern und absolvierten Lernangeboten sollten Personaler geben. Gerade für die Lernkultur ist es besonders gut, wenn sich innerhalb des Unternehmens eine beständige „Belohnungs-Kultur“ etabliert. Um all diese Anforderungen sinnvoll erreichen zu können, ist eine digitale Plattform nötig, welche ein volles Maß an Transparenz ermöglichen kann.

Fazit

Die Ansprüche der Mitarbeiter nach intuitivem Design und einer flexiblen Umgebung müssen sowohl Softwareseitig als auch auf Unternehmensseite erfüllt werden. Dabei sollten HRler grundsätzlich beachten, dass die Gestaltungshoheit bei modernen Softwarelösungen nicht mehr in den Händen des Softwareherstellers liegt, sondern in den Händen des Unternehmens. Dadurch müssen Unternehmen viel stärker als bisher auf eine transparente Kommunikation setzen.

Dieser Blog ist Teil einer dreiteiligen Serie: Lesen Sie zwei Wochen an dieser Stelle meinen nächsten Blog „Ideen in die Realität umsetzten: Welche Stolpersteine müssen bei IT-Projekten bewältigt werden?“. Wenn Sie die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz in der HR interessieren empfehle ich Ihnen den Blog „#AIForHR: Vier Wege wie AI HR beeinflussen wird“ meines Kollegen Cyril Le Mat. Außerdem möchte ich Ihnen den Blog „7 Learninghacks : Wie Manager Ihre Mitarbeiter zum lernen motivieren!“ ans Herz legen.

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