Digitalisierung der HR – Mittelstand hinkt nach

November 5, 2020 Geoffroy De Lestrange

Die derzeitige Krise hat in Unternehmen vor allem die Bedeutung von HR massiv unterstrichen. War sie bislang häufig noch als administrative Abteilung mehr oder weniger ernst genommen, konnte sie nun aus dem Schatten dieser Wahrnehmung heraustreten und ihre wahre Bedeutung zeigen. Denn Unternehmen mussten über Nacht Prozesse ändern und anpassen – und zwar für alle Mitarbeiter. Ein Vorgang, der ohne den fachlichen Input der HR-Abteilungen schlicht unmöglich gewesen wäre. Mittlerweile gehören Homeoffice, virtuelle Meetings über Zoom oder Skype sowie andere Online-Tools längst zu unserem Alltag. Genau das treibt die digitale Transformation in einem atemberaubenden Tempo voran – auch in der HR sehen wir seit einigen Monaten bei Cornerstone einen massiven Schub, zum Beispiel bei der Übernahme digitaler Lernformen. HR hat jetzt die historische Chance, auf diese Erfolge zu verweisen und mehr Budget und Verantwortung für die unternehmensweite Digitalisierung der HR-Prozesse zu fordern. Diese Chance sollte sie nicht ungenutzt verstreichen lassen.

Das FAZ Institut hat sich vor kurzem im Rahmen seiner Studie „HR in der digitalen Arbeitswelt“ mit der Rasanz dieses Wandels beschäftigt. Zunächst die gute Nachricht: neun von zehn der befragten Entscheider sagen, die Digitalisierung der HR seit aktuell eines der wichtigsten Themen im eigenen Unternehmen. Und nun die weniger gute Nachricht: Es geht dabei nicht nur um den Einsatz neuer Technologien, denn dieser Wandel erfordert auch tiefgreifende kulturelle Veränderungen, die alle Mitarbeiter einer Organisation mit einbeziehen. Andernfalls, so das einhellige Resumee, ist die Digitalisierungsstrategie nicht nachhaltig erfolgreich.

Besonders auffällig an der diesjährigen Ausgabe der FAZ-Studie ist ein gewisses Gefälle: Während 81 Prozent der Befragten aus Großunternehmen angeben, dass die adäquate Begleitung der Mitarbeiter durch HR in diesem Wandel für sie mit Abstand die größte Herausforderung darstellt, sind es bei den mittleren und kleinen Firmen lediglich 69 Prozent beziehungsweise sogar nur 62 Prozent. Im Klartext: Der Mittelstand sieht die Relevanz, agiert aber derzeit noch nicht entsprechend.

Aber auch beim Blick auf den Einsatz der Technologien zeigt sich Deutschland nicht unbedingt als Land der Hochtechnologie. Statt HR-Suites und kompletter Lösungen, mit denen sich viele Prozesse in der HR digitalisieren wie aber auch professionalisieren lassen, kommen häufig Standardprodukte zum Einsatz.  So erfreuen sich mit 83 Prozent einfache Tools für Videokonferenzen der größten Beliebtheit. Ähnliches lässt sich über Weiterbildungsangebote sagen. Auch hier kommen vor allem bereits vorgefertigte Module mit passenden Lerninhalten zum Einsatz – von Möglichkeiten wie Netflix-Style-Learning oder Nanolearning, die in den USA bereits massentauglich sind, ist man hierzulande offensichtlich noch weit entfernt. Offensichtlich scheuen viele Unternehmen nach wie vor Investitionen für anspruchsvollere HR-Lösungen wie Self-Service-Apps, HR-Analytics oder Feedback-Apps. Diese erfordern zwar einen höheren Integrationsaufwand, sind dafür aber flexibler und individualisierbarer.

Klassische Rolle der HR als „Dienstleister“ löst sich auf

Diese Zögerlichkeit in der raschen Umsetzung der Digitalisierung betrifft auch die HR in mehrfacher Hinsicht betroffen. HR wird einerseits selbst digitalisiert und muss diesen Wandel meistern, gleichzeitig iwll HR im Prozess der Digitalisierung des Gesamtunternehmens die Rolle eines strategischen Partners und Gestalters einnehmen – betonen 44 Prozent der Befragten. Ein nicht unkomplizierter Spagat!

Durch diesen komplexen Prozess wird jedoch auch die klassische Rolle der HR aufgebrochen. Bislang war HR interner und primär administrativer Dienstleister. Nun avanciert man zum strategischen Berater – und sieht sich auch so. Vor allem in kleinen Firmen übernimmt HR in diesen Prozessen die Funktion eines strategischen Partners (40 Prozent), erst dann die eines Moderators (35 Prozent) und eines Change Managers (33 Prozent). Bei mittelgroßen Unternehmen zeigt sich die deutlich stärkere Involvierung in den Prozess darin, dass dies mit jeweils 58 Prozent der Fall ist, während HR bei Großunternehmen sich in allererster Linie auf seine Rolle als Change Manager (69 Prozent) fokussiert, gefolgt von der eines strategischen Partners (58 Prozent) und eines Businesspartners (56 Prozent). Die Aussagen zeigen für mich, dass die Großkonzerne mit der Digitalisierung insgesamt wie auch der ihrer HR schon weiter sind als die anderen in Deutschland.

Konzerne insgesamt deutlich weiter als der Mittelstand

Fakt bleibt jedoch: HR positioniert sich zunehmend an den entsprechenden Schnittstellen als Gestalter der digitalen Transformation, vor allem wenn es darum geht, beispielsweise in Sachen Recruiting die digitale Handlungsfähigkeit eines Unternehmens zu sichern: Schließlich haben insbesondere jüngere Bewerber ganz andere Vorstellungen davon, wie Bewerbungsprozesse im digitalen Zeitalter laufen sollten. Auch hier haben Großunternehmen eher die Nase vorn. Bereits drei Viertel von ihnen führen bereits virtuelle Bewerbungsgespräche durch. Bei kleineren Firmen ist das nur jedes dritte. Ähnliches gilt für die Bereiche Weiterbildung und im Personalcontrolling.

Doch welche Konsequenzen ergeben sich daraus? Zunächst scheint es so, dass HR dabei zunehmend als Ganzes gefragt ist. Während in kleineren (49 Prozent) und mittleren Unternehmen (64 Prozent) die digitale Transformation im Personalressort vorrangig als Führungsaufgabe definiert wird, ist es in größeren Organisationen mit mindestens 5.000 Mitarbeitern in 47 Prozent aller Fälle des gesamte Personalressort, das dabei involviert ist. Mit anderen Worten: Konzerne investieren mit einer ganz anderen Wucht in die Digitalisierung auch ihrer HR als kleinere Unternehmen in Deutschland.

Digitalisierung bringt Effizienz – aber sie wird noch selten gemessen

In Punkto Digitalisierung stellt sich auch immer die Frage nach der Verbesserung der Effizienz von Organisationen. Davon ist auch die HR nicht ausgenommen, so sollen bis 2025 mit Hilfe von digitalen Selfservices oder Apps für die Automatisierung administrativer Aufgaben die Effizienz steigen. Der Pandemie-bedingte Übergang zu mehr Homeoffice und anderen flexibleren Arbeitsmodellen wurde in vielen Fällen mit modularen ERP-Plattformen und Standardsoftware im Rahmen von Cloud-Dienstleistungen vollzogen. So lassen sich fragmentierte HR-Anwendungen besser harmonisieren und es spart Kosten.

Insbesondere Großunternehmen (61 Prozent) sehen Einsparungen als konkretes Ziel der Digitalisierung ihrer HR, mittlere (50 Prozent) und kleinere (36 Prozent) sehen diesen Punkt eher weniger. Einen der wesentlichen Vorteile der Digitalisierung von Prozessen allerdings lassen alle drei außen vor: Die Effizienzmessung durch Key Perfomance Indicators – nicht einmal jedes vierte Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern hat welche entwickelt oder nutzt sie gar. Gerade hier wird aus meiner Sicht viel Potential verschenkt.

Die Untersuchung zeigt: die deutsche Wirtschaft hat noch einen weiten Weg vor sich in Sachen Digitalisierung. Doch die wohl wichtigste Erfahrung der letzten Monate dürfte sein, dass es keinen Systemreset auf den Prä-Corona-Zustand geben dürfte. Dafür waren die positiven Erfahrungen mit der Digitalisierung von Arbeitsalltag, Prozessen und Kommunikation zu nachhaltig – und insbesondere positiv! HR ist nun aufgefordert, die digitalen Errungenschaften aus jüngster Zeit weiter voranzutreiben und in den Organisationsalltag zu integrieren, weitere Ziele zu definieren und die Unternehmenskultur auf diese Weise neu zu gestalten, sprich mehr strategische Verantwortung zu übernehmen.

Das Positive ist, dass die digitale Transformation der HR-Departments einen positiven ROI liefert, wie die Forrester Total Economic Impact™ Studie „Die wirtschaftliche Bedeutung der digitalen Transformation“ vor kurzem zeigte. Die Studie können Sie hier abrufen.

Über den Autor

Geoffroy De Lestrange

Product Marketing & Communication Director EMEA at Cornerstone OnDemand

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